Nabycia sprawdzające: jak przygotować firmę na kontrolę skarbową?

Nabycie sprawdzające to forma kontroli skarbowej, w której inspektorzy odwiedzają sklepy i lokale gastronomiczne jako zwykli klienci. Dokonują zakupu i sprawdzają, czy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, czy klient otrzymuje paragon oraz czy przedsiębiorca prawidłowo nalicza VAT. W Zachodniopomorskiem w 2026 roku przeprowadzono już ponad 1 tys. takich kontroli, a w 59% przypadków stwierdzono nieprawidłowości. To więcej niż w całym 2025 roku, gdy odnotowano ponad 1,7 tys. kontroli.

Wakacje to okres wzmożonej aktywności firm, a jednocześnie czas, w którym KAS przykłada szczególną wagę do równej konkurencji i terminowego rozliczania podatków. Nieprawidłowości – brak paragonu, błędna stawka VAT – mogą skutkować mandatem karnym skarbowym, jak w przypadku szczecińskiej pierogarni, która za sprzedaż wody bez paragonu (5 zł) otrzymała mandat 500 zł. Kary te mogą być dotkliwe, a kontrole będą kontynuowane.

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, warto wdrożyć kilka kluczowych procedur. Oto lista kontrolna, którą każdy przedsiębiorca powinien przejrzeć:

1. LUDZIE I ROLE: Upewnij się, że wszyscy pracownicy mający kontakt ze sprzedażą znają obowiązek wydawania paragonu i prawidłowego fiskalizowania transakcji. Dotyczy to także osób zatrudnionych sezonowo, na zastępstwach czy pracujących w godzinach otwarcia. Przeprowadź szkolenie, w którym podkreślisz, że paragon należy wydać zawsze, niezależnie od okoliczności.

2. SYTUACJE NIETYPOWE: Przygotuj procedurę na przypadki graniczne, takie jak: sprzedaż tuż przed otwarciem lokalu, awaria kasy fiskalnej, sprzedaż na wynos, zwroty towarów czy korekty. W każdej takiej sytuacji należy bezwzględnie ewidencjonować transakcję – nawet jeśli to „tylko woda za 5 zł” sprzedana przed oficjalnym rozpoczęciem działalności.

3. SYSTEM I NARZĘDZIA: Sprawdź, czy Twoja kasa fiskalna jest prawidłowo skonfigurowana i czy oprogramowanie umożliwia łatwe fiskalizowanie każdej sprzedaży. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, jak korzystać z kasy, w tym w trybie awaryjnym. Regularnie aktualizuj oprogramowanie i przeprowadzaj testy.

4. PRZEGLĄD WEWNĘTRZNY: Wykonuj okresowe, wewnętrzne audyty procesu sprzedaży – np. raz w miesiącu sprawdź, czy wszystkie paragony są wydawane, a stawki VAT prawidłowe. Możesz też zlecić tajemniczego klienta, by zweryfikował procedury. Taki audyt pozwoli wykryć błędy, zanim zrobi to skarbówka.

Doradztwo rachunkowo-finansowe może pomóc w analizie ryzyk podatkowych i wdrożeniu skutecznych procedur wewnętrznych. Specjaliści pomogą zoptymalizować procesy, przeszkolić personel i przeprowadzić audyt wewnętrzny, co zmniejszy ryzyko nieprawidłowości podczas nabycia sprawdzającego.

Nabycia sprawdzające to realne zagrożenie dla firm, które lekceważą obowiązki fiskalne. Niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa, każda transakcja musi być prawidłowo ewidencjonowana. Warto już dziś przejrzeć swoją procedurę sprzedaży i upewnić się, że zarówno pracownicy, jak i systemy są gotowe na niespodziewaną wizytę inspektora. Lepiej zapobiegać niż płacić mandaty.