Ukryte ryzyko podatkowe i składkowe przy kontraktach B2B – jak się zabezpieczyć?

Nowelizacja ustawy o PIP daje inspektorom prawo do uznania umowy B2B za stosunek pracy. Ważne: decyzja PIP wywołuje skutki dopiero od momentu jej wydania – nie ma mocy wstecznej. Jednak informacje o ustaleniach są przekazywane do ZUS i KAS, które na tej podstawie mogą wszcząć własne postępowania.

Jak wyjaśnia w Business Insider Polska Agnieszka Fijałkowska-Wocial, doradca podatkowy, ZUS i KAS mają prawo kontrolować okresy historyczne w granicach przedawnienia – co do zasady 5 lat. W praktyce oznacza to, że nawet bez retroaktywnej decyzji PIP, firma może zostać zobowiązana do zapłaty zaległych danin za byłego kontrahenta.

Najpoważniejsze konsekwencje dotyczą obowiązków płatnika. Jeśli B2B zostanie uznane za etat, firma musi zapłacić zaległe składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne) oraz pobrać i wpłacić zaliczki na PIT według skali podatkowej (12% lub 32%). Kwoty te mogą być znaczące, zwłaszcza gdy umowa trwała kilka lat.

Dodatkowo istnieje ryzyko VAT – jeśli firma odliczała VAT z faktur wystawionych przez samozatrudnionego, a czynności zostaną uznane za stosunek pracy, organy podatkowe mogą zakwestionować te odliczenia. Samozatrudniony natomiast może mieć problem z odzyskaniem zapłaconego VAT, bo zgodnie z art. 108 ustawy o VAT podatek wykazany na fakturze jest należny.

Ekspertka zwraca uwagę, że choć przepisy przewidują zaliczenie składek opłaconych z tytułu działalności na poczet składek pracowniczych, to nie eliminuje to wszystkich zobowiązań. W rezultacie firma może zostać obciążona podwójnymi kosztami – zapłaconymi już składkami B2B i nowymi składkami etatowymi.

Ustawa przewiduje okres przejściowy: firmy, które dobrowolnie przekształcą nieprawidłowe umowy B2B w etaty w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie przepisów, unikną odpowiedzialności wykroczeniowej za wcześniejsze naruszenia. To duże ułatwienie, ale nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa.

Jak podkreśla Agnieszka Fijałkowska-Wocial, abolicja nie chroni przed roszczeniami ZUS i KAS za okresy historyczne. Oznacza to, że nawet po dobrowolnej zmianie umowy, organy nadal mogą skontrolować wcześniejsze lata i domagać się dopłat. Dlatego sama zmiana umowy to nie wszystko – konieczne jest również dokładne przeanalizowanie, czy w przeszłości nie powstały zaległości.

Działania, które warto podjąć już teraz:

1. Przeprowadź audyt wszystkich umów B2B, zwłaszcza tych, gdzie współpraca przypomina etat (podporządkowanie, stałe wynagrodzenie, wyznaczony czas i miejsce pracy).

2. Oceń ryzyko finansowe dla każdej takiej umowy – oszacuj potencjalne zaległości składkowe i podatkowe za ostatnie 5 lat.

3. Rozważ dobrowolne przekształcenie kontraktów w umowy o pracę w okresie abolicji, pamiętając że nie chroni to przed kontrolą ZUS/KAS za przeszłość.

4. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z biegłym rewidentem lub doradcą podatkowym, aby przygotować się na ewentualne kontrole i zminimalizować ryzyko korekt.

Nowe uprawnienia PIP nie oznaczają automatycznej odpowiedzialności, ale zdecydowanie zwiększają prawdopodobieństwo kontroli. Im szybciej firma uporządkuje swoje relacje B2B, tym mniejsze ryzyko nieprzyjemnych niespodzianek.