Umowy B2B w praktyce: kiedy skarbówka może zakwestionować rozliczenia i co z tym zrobić

Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że urzędy skarbowe i celno-skarbowe mogą weryfikować rozliczenia podatkowe osób rozliczających się na B2B, choć przedmiotem ich działań jest prawidłowość rozliczeń, a nie sama forma współpracy. KAS nie prowadzi też odrębnej ewidencji kontroli według kryterium formy współpracy – weryfikacja kontraktów B2B jest elementem standardowych działań opartych na analizie ryzyka.

Eksperci cytowani przez Business Insider Polska zwracają uwagę, że na razie nie widać fali kontroli skierowanych wprost w umowy B2B. Dotychczas przypadki kwestionowania tej formy współpracy pojawiały się przy okazji szerszych kontroli rozliczeń podatkowych, a nie jako ich główny cel. W praktyce oznacza to, że urzędnicy mogą zainteresować się danym kontraktem, gdy trafią na niego podczas kontroli firmy lub gdy otrzymają informacje od ZUS czy PIP.

Wbrew obiegowej narracji, KAS nie ma obecnie narzędzi, aby przed kontrolą zweryfikować, czy dana osoba prowadząca działalność gospodarczą faktycznie powinna być rozliczana na B2B. Jednak w trakcie kontroli może uznać, że część przychodów pochodzi z działalności wykonywanej osobiście, a nie z działalności gospodarczej. Skutek jest taki, że opodatkowanie ryczałtem zostaje zakwestionowane i podatnik musi dopłacić podatek według skali podatkowej (12 proc. i 32 proc.) wraz z odsetkami.

Szczególną uwagę KAS przykłada do sytuacji, w których przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz spółki, w której jest wspólnikiem lub członkiem zarządu. W komunikacie z 17 lipca 2026 r. KAS poinformowała o wynikach kontroli podatników prowadzących działalność w branży doradztwa, pośrednictwa oraz IT, którzy rozliczali się ryczałtem i jednocześnie świadczyli usługi głównie doradcze na rzecz spółek, w których byli wspólnikami lub pełnili funkcje w organach zarządzających. Efekt – zakwestionowano opodatkowanie ryczałtem i dopłata ponad 2 mln zł podatku wraz z odsetkami.

Weryfikacja rozliczeń podatkowych to obszar, w którym przedsiębiorca może zrobić wiele, zanim urząd zapuka do drzwi. Oto konkretne działania, które warto wdrożyć w firmie, szczególnie jeśli współpracujesz z kontrahentami na B2B lub sam świadczysz usługi na rzecz spółki, w której masz udziały.

1. Zidentyfikuj ryzykowne kontrakty. Sporządź listę umów B2B, w których osoba świadcząca usługi jest jednocześnie wspólnikiem, członkiem zarządu lub pełni funkcję w organach spółki. To właśnie te przypadki są najbardziej narażone na kwestionowanie przez KAS. Przeanalizuj, czy zakres obowiązków wykonawcy nie przypomina faktycznego zarządzania przedsiębiorstwem, ponieważ wtedy przychód może zostać uznany za działalność wykonywaną osobiście.

2. Sprawdź, kto w firmie odpowiada za prawidłowe rozliczenia. To nie jest zadanie wyłącznie dla księgowej. Osoby podpisujące umowy B2B, dyrektorzy finansowi, członkowie zarządu i pracownicy działu HR powinni znać ryzyka podatkowe związane z taką formą współpracy. Warto przeprowadzić krótkie szkolenie wewnętrzne, aby wszyscy wiedzieli, jakie zapisy umowne mogą budzić wątpliwości skarbówki.

3. Zadbaj o dokumentację potwierdzającą realny charakter działalności. Jeśli przedsiębiorca na B2B świadczy usługi na rzecz spółki, w której pełni funkcję członka zarządu, kluczowe jest zgromadzenie dowodów, że działalność gospodarcza jest prowadzona samodzielnie i w sposób niezależny. Mogą to być opisy stanowisk, zakresy obowiązków, protokoły z posiedzeń zarządu, korespondencja e-mail, harmonogramy prac oraz dokumenty potwierdzające faktyczne wykonywanie usług na rzecz innych klientów.

4. Oceń, czy zasady opodatkowania są prawidłowe. Jeśli firma stosuje ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, warto, aby doradca podatkowy przeanalizował, czy dany rodzaj przychodów faktycznie może być opodatkowany w ten sposób. W szczególności chodzi o usługi doradcze, zarządcze i inne czynności, które KAS może uznać za działalność wykonywaną osobiście.

5. Wdróż mechanizm okresowego przeglądu umów B2B. Raz na rok, a najlepiej dwa razy na rok, przeprowadź wewnętrzny audyt umów B2B, który obejmie również weryfikację, czy żadna ze stron nie stosuje obejścia prawa podatkowego (GAAR). Warto zadbać, aby w firmie istniała procedura zatwierdzania nowych umów B2B pod kątem ewentualnych ryzyk podatkowych i aby obejmowała ona również przypadki nietypowe, takie jak zmiana charakteru współpracy w trakcie trwania umowy albo łączenie funkcji zarządczych z usługami doradczymi.

6. Przygotuj analizę, co się stanie, jeśli przychody zostaną przekwalifikowane. Zrób symulację wpływu na zobowiązania podatkowe i składki ZUS, gdyby KAS zakwestionowała opodatkowanie ryczałtem i zastosowała skalę podatkową. Taka symulacja pozwala z wyprzedzeniem oszacować potencjalne ryzyko finansowe i podjąć decyzję o ewentualnej korekcie rozliczeń. W przypadku wykrycia nieprawidłowości warto rozważyć skorzystanie z instytucji czynnego żalu, która pozwala uniknąć części konsekwencji, jeśli wcześniej nie toczyło się postępowanie podatkowe w tej sprawie.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowości rozliczeń B2B warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który oceni realne ryzyko podatkowe i pomoże przygotować odpowiednią dokumentację. Doradztwo w tym zakresie nie jest reklamą — to element zarządzania ryzykiem, który może uchronić firmę przed wielomiesięcznym postępowaniem i odsetkami.

Osobno, przegląd procesów sprzedażowych, ewidencji przychodów oraz analiza struktury umów B2B to obszary, w których sprawdza się audyt wewnętrzny lub doradztwo rachunkowo-finansowe. Pozwala to wykryć słabe punkty organizacyjne i wdrożyć procedury na długo przed tym, zanim zrobi to organ zewnętrzny.

Omawiana logika działania KAS dotyczy każdej firmy, która zawiera umowy B2B – niezależnie od branży. To, że na razie nie ma zorganizowanej fali kontroli, nie oznacza, że ryzyko nie istnieje. Wprost przeciwnie: kontrolerzy mogą weryfikować rozliczenia B2B w każdej chwili, a podstawą do wszczęcia postępowania bywają dane wymieniane między PIP, ZUS i KAS.

Przedsiębiorcy, którzy chcą spać spokojnie, powinni z wyprzedzeniem zadbać o dokumentację, przejrzyste zapisy umowne oraz realny charakter prowadzonej działalności gospodarczej. Regularny przegląd umów i rozliczeń to nie koszt, lecz inwestycja w bezpieczeństwo finansowe firmy.